Facture impayée : relancer à temps, avec fermeté et sans perdre le client (modèles)
Par l'équipe CRMExpress · 8 min de lecture · mis à jour le
En bref : Relancez une facture avant l'échéance, puis le lendemain, puis une semaine après, avec un ton de plus en plus ferme. En France, les pénalités de retard et une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement s'appliquent entre professionnels. Si rien ne bouge, une mise en demeure écrite précède toute autre démarche.
Siméon avait livré son travail et attendu l'argent comme on attend un retour de voyage. Le mois passa, puis un autre. Par pudeur, il n'osait pas demander.
Un voisin lui dit : « Ce qui est dû n'est pas une faveur. Dis-le avec courtoisie, mais dis-le. » Il écrivit un message simple et daté. Et il arriva que le paiement vint dans la semaine : le service comptable avait simplement égaré la facture.
(Parabole fictive.)
Prévenir plutôt que guérir
- Indiquez clairement l'échéance et les modalités sur la facture
- Mentionnez les pénalités de retard et l'indemnité de recouvrement dans vos conditions
- Demandez un acompte pour les prestations importantes
- Envoyez la facture le jour de la livraison, pas trois semaines après
Le calendrier de relance
- J-3 : rappel amical avant l'échéance
- J+1 : constat du non-paiement, demande de date
- J+7 : relance ferme avec rappel des conditions
- J+15 : mise en demeure par lettre recommandée
Les règles à connaître (France)
Entre professionnels, le délai de paiement ne peut dépasser 60 jours à compter de la date d'émission de la facture (ou 45 jours fin de mois, selon l'option convenue) ; des pénalités de retard sont exigibles dès le lendemain de l'échéance et une indemnité forfaitaire de 40 € s'ajoute. Ces règles évoluent et ont des exceptions : vérifiez auprès d'une source officielle ou d'un professionnel.
Garder la relation
Beaucoup d'impayés viennent d'oublis, pas de mauvaise foi. Un message amical suffit souvent. Gardez le ton ferme pour les retards répétés.
Tout noter
Notez chaque relance avec sa date et sa réponse : en cas de litige, ces traces sont utiles. Dans CRMExpress, utilisez la relance avec l'intention « relancer le paiement de la facture … ».
Un exemple concret (illustratif)
Une graphiste a émis une facture de 1 200 € payable à 30 jours. Elle envoie un rappel amical à J-3, un message à J+1 et une relance ferme à J+7. Au bout de dix jours, le service comptable du client répond : la facture avait été envoyée à la mauvaise adresse e-mail. Le paiement est effectué le surlendemain.
Exemple fictif. Beaucoup d'impayés viennent d'un problème pratique. Une relance rapide et polie règle la majorité des cas ; les autres demandent un ton plus formel.
Votre plan d'action en 7 jours
- Jour 1 : lister vos factures en retard et celles à échéance dans 7 jours
- Jour 2 : envoyer un rappel amical avant l'échéance
- Jour 3 : relancer les factures échues depuis 1 jour
- Jour 4 : relire vos conditions de paiement et vos mentions de pénalités
- Jour 5 : envoyer une relance ferme aux retards de plus de 7 jours
- Jour 6 : noter toutes les relances dans le CRM
- Jour 7 : préparer la mise en demeure des dossiers les plus anciens, si nécessaire
À retenir
- Envoyez vos factures tout de suite et clairement.
- Relancez avant, pendant et après l'échéance.
- Gardez des traces écrites.
- Demandez conseil avant une action juridique.
Modèles à copier
Relance J+7 (ferme)
Bonjour {Prénom},
Malgré mon message du {date}, la facture {n°} de {montant}, échue le {échéance}, reste impayée. Merci de procéder au règlement sous 8 jours. Des pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de recouvrement prévues à nos conditions s'appliquent.
{Signature}Questions fréquentes
- Quand envoyer une mise en demeure ?
- Après plusieurs relances restées sans réponse, par lettre recommandée avec accusé de réception. Faites relire le courrier si le montant est important.