RGPD et CRM : la checklist en 12 points pour une petite entreprise
Par l'équipe CRMExpress · 8 min de lecture · mis à jour le
En bref : Pour un CRM conforme, vous devez savoir pourquoi vous collectez chaque donnée, informer les personnes, limiter la durée de conservation, sécuriser l'accès, respecter les demandes d'opposition et tenir un registre simple. Cette checklist est informative et ne remplace pas un conseil juridique.
Le gardien Zacharie conservait les clefs de toutes les maisons du village. Un jour, un voyageur lui demanda : « Pourquoi gardes-tu celles de la maison de Rachel, qui est partie depuis dix ans ? » Il ne sut répondre.
Il fit un inventaire, rendit les clefs inutiles et ne garda que celles dont il avait besoin. Et il arriva que la confiance du village revint.
(Parabole fictive.)
Les 12 points
- Savoir pourquoi vous collectez chaque donnée (finalité)
- N'enregistrer que ce qui est nécessaire
- Informer les personnes (mentions, politique de confidentialité)
- Respecter l'opposition à la prospection
- Fixer une durée de conservation
- Supprimer ou archiver les fiches inutiles
- Limiter l'accès aux personnes concernées
- Utiliser des mots de passe solides et l'authentification sécurisée
- Choisir des prestataires sérieux, dont l'hébergement est connu
- Tenir un registre simple des traitements
- Savoir répondre à une demande d'accès ou de suppression
- Prévoir une procédure en cas de fuite de données
Que dit la règle pour la prospection ?
En B2B, vous pouvez en général prospecter un professionnel à propos de son activité s'il peut s'y opposer facilement. Vérifiez les règles actuelles et, pour les cas particuliers, demandez conseil.
Dans votre CRM
Rôles et droits, suppression et export des données facilitent la conformité. Supprimez ce qui n'a plus de raison d'être conservé.
Une revue annuelle
Une fois par an, relisez la liste, supprimez les contacts inutiles et vérifiez les droits d'accès.
Un exemple concret (illustratif)
Une petite agence parcourt la checklist et découvre qu'elle conserve des contacts depuis huit ans sans aucun échange. Elle supprime 300 fiches, fixe une durée de conservation de trois ans après le dernier contact et ajoute une mention d'information dans ses emails de prospection.
Exemple fictif. L'essentiel de la conformité est dans de petites habitudes régulières.
Votre plan d'action en 7 jours
- Jour 1 : lister les données que vous collectez
- Jour 2 : noter la finalité de chacune
- Jour 3 : fixer une durée de conservation
- Jour 4 : supprimer les contacts inutiles
- Jour 5 : vérifier les droits d'accès
- Jour 6 : relire votre mention d'information
- Jour 7 : compléter le registre simple
À retenir
- Moins de données, mieux gardées.
- Informez et respectez l'opposition.
- Supprimez régulièrement.
- Faites valider vos pratiques par un professionnel si besoin.
Modèles à copier
Registre simple (à compléter)
Traitement : Gestion de la relation client Finalité : suivi commercial Données : identité, coordonnées, historique d'échanges Durée de conservation : Destinataires : Mesures de sécurité :
Questions fréquentes
- Faut-il un DPO ?
- Pas nécessairement pour une petite structure. Renseignez-vous auprès de la CNIL selon votre activité.